Een Belgische onderneming wou wekelijks actuele rapporten over de prestaties van hun winkels. Wat voordien een maandelijks, manueel, arbeidsintensief en niet altijd foutloos proces voor twee werknemers was, wordt nu wekelijks automatisch op een paar minuten gegenereerd, wat vijf werkdagen per maand per werknemer, en dus quasi een vierde van de werktijd (!) aan tijdswinst opleverde.

Hoewel spreadsheets met formules een efficiënte vorm om data visueel en structureel weer te geven, is de opmaak ervan soms een heel tijdrovend werk. Deze klant verwerkte maandelijks a.d.h.v. enkele bronbestanden, met verschillende tussenstappen, data om tot twee Excel-rapporten te komen. De verwerking was complex, vereiste de nodige concentratie omdat fouten makkelijk te maken waren en nam enorm veel tijd in beslag bij mensen die al druk bezet waren, maar tevens de enigen binnen het bedrijf waren die voldoende kennis hadden om de taak tot een goed einde te brengen.

Na een korte, maar grondige, studie en de nodige toelichting heeft Web Industry dit proces volledig geautomatiseerd. De bronbestanden, die deels door een externe leverancier aangeleverd werden, werden d.m.v. een programma op maat wekelijks geanalyseerd, vergeleken, via een databank verwerkt en tot slot in twee rapporten gegoten.

Hoewel het over grote databestanden ging, genereerde dit stevig geoptimaliseerde proces in slechts enkele minuten de gewenste rapporten, deelde deze online op een beveiligd platform en stuurde een notificatie naar het management uit.

Een maandelijkse taak van vijf werkdagen wordt nu wekelijks uitgevoerd, is gereduceerd tot nul minuten werk voor de werknemers en een paar minuten werk voor het computerprogramma. De werknemers konden zich nu concentreren op de opvolging van de resultaten van de rapporten i.p.v. het tijdrovend proces om het rapport op te maken.

Dit project is een mooi voorbeeld van hoe een schijnbaar goede verwerking van gegevens, d.m.v. complexe data te verwerken tot overzichtelijke rapporten in Excel, niet altijd de meest efficiënte oplossing is. Soms is het beter iets meer tijd te investeren in de opzet van de automatisering om tot een finaal beter resultaat te komen, waarbij echte tijdswinst en geldwinst gemaakt wordt.